쇼핑몰·소매업: 재고손실·샘플비의 세무 처리

[3줄 요약]

• 재고손실·샘플비 처리는 객관적 증빙과 절차적 적정성 확보가 핵심이다.
• 폐기·감모·보험·샘플 제공 등 유형별로 표준화된 증빙패키지를 준비해야 한다.
• 내부통제와 사전·사후 관리를 통해 세무조사 추징 리스크를 최소화할 수 있다.

 

1. 재고손실의 본질과 손금 인정의 출발점

쇼핑몰·소매업에서 ‘재고손실’은 단순한 장부상 조정 대상이 아니라, 실제 자산의 경제적 가치 소멸(판매불능성 등)이 객관적으로 입증되어야 손금(또는 필요경비)으로 인정됩니다.

파손·도난·부패·유통기한 경과 같은 물리적 원인뿐만 아니라, 리콜·안전성 문제로 인한 판매중단 등 법적·품질 이슈도 재고손실 사유가 됩니다.

실무상 주의할 점은 다음과 같습니다.

• 원인 규명 : 단순 재고차이와 구분해 ‘어떤 사유로’ 손실이 발생했는지 문서화(사건보고서·원인분석)를 하십시오. 관리체계의 허점(입출고오류·분류착오 등)으로 인한 누적차이는 증빙 없이 손금으로 인정받기 어렵습니다.
• 폐기·처분 절차 : 폐기결의서(결재라인 포함), 폐기 대상 목록, 폐기 전·후 사진 또는 CCTV 캡처, 외부 위탁처리 영수증(파쇄·소각 등) 등 물적 증거를 반드시 수집·보관해야 합니다.
• 손실 산정 근거 : 장부가액과 정상가액(정상판매시 기대수익) 비교표를 작성하여 손실금액을 산정하십시오. 단순 수량 차이만으로는 부족하며, 금액 산정의 논리(평균단가의 산정방법 등)를 명시해야 합니다.
• 시점 귀속 : 일반적으로 손실이 발생한 사업연도에 손금으로 반영하되, 손실 확정 시점·폐기일자를 명확히 기록해 두어야 합니다.

국세청과 행정심판·판례는 특히 ‘폐기사실의 객관적 입증’과 ‘폐기 절차의 적정성’을 반복 요구하고 있으므로, 폐기 전부터 절차와 증빙 수집을 표준화해 두는 것이 핵심 방어수단입니다.

2. 재고손실의 실무 처리 : 감모 유형 구분·증빙 수집·보험금 처리의 원칙

재고손실 인정에서 실무적으로 가장 많이 문제되는 부분은 ‘정상적 감모’와 ‘비정상적 감모’의 구분, 그리고 보험수령·보상과의 회계·세무 정합성입니다.

구체적 권장 절차는 아래와 같습니다.

감모 유형별 대응

• 정상적 감모 : 업종·상품 특성에 따른 통상적 손실(예: 의류의 마모, 소량 파손)은 업계 표준 감모율·과거 실적·계절성 자료로 보조 소명할 수 있도록 연도별 통계·내부표준을 구축하십시오.
• 비정상적 감모 : 도난·화재·대량부패 등은 사건성 증빙(경찰신고, 보험사 통지, 외부폐기 영수증 등)을 수집하고 즉시 내부조사보고서를 작성하십시오.

증빙 수집의 세부요건

• 폐기결의(누가, 언제, 왜 폐기했는지)
• 폐기처리 증빙(위탁사 영수증·파쇄증명)
• 폐기 전·후 사진·영상
• 재고실사 기록(일자·참석자·절차)
• 손실금액 산출 근거(장부가액·정상가액 비교)

폐기물관리법상 처리의무(특수품목 해당 시) 준수 여부와 관련 문서도 함께 첨부하십시오.

보험금 수령 시 처리
보험금이 지급된 경우, 회계상 보험수익 처리와 재고손실의 손금 산입을 일치시키는 것이 중요합니다.

보험금이 손실 전액을 보전하면 실질 손실은 줄어들고, 그에 따라 세무조정이 필요할 수 있으니 보험금 지급내역·합의서·지급영수증을 첨부해 설명하세요.

내부통제 권고
정기 재고실사(월·분기·연간)와 외부 검증(연1회 이상), 재고이상 발생 시 즉시 보고 프로세스, 폐기 시 결재 라인 및 표준양식(폐기결의서 템플릿)을 도입하면 세무·회계 방어력이 크게 향상됩니다.

판례와 실무해설은 폐기 증빙이 미비하면 손금불산입 사례가 반복되었음을 보여주므로, ‘증빙의 완결성’이 손금 인정의 핵심임을 명심하시기 바랍니다.

 

3. 샘플비의 회계·세무 쟁점 : 제공대상별 취급·접대비 한도·부가가치세 관점

샘플비(견본·판촉용 무상제공)는 ‘누구에게, 왜, 얼마만큼’ 제공했느냐에 따라 세무상 취급이 크게 달라집니다.

실무에서 반드시 점검해야 할 사항은 다음과 같습니다.

제공대상 구분

• 거래처(사업자) 대상 제공 : 거래처에 무상 제공한 경우 사업상 공급에 해당하는지, 부가가치세 과세 대상(매출환산)인지 우선 검토해야 합니다. 일부 사례에서는 거래처에 대한 무상이 매출로 환산되어 부가세·법인세 이슈로 발전한 바 있습니다.
• 임직원·사용인 대상 제공 : 사내 제공(근로자 대상 식음료 등)은 통상 비과세 또는 비용성으로 보기도 하나, 제공 성격(복리후생 vs 사적 제공)에 따라 차이가 있으니 내부 규정으로 구분·기록해야 합니다.
• 불특정 다수 소비자 대상 판촉 : 일반적으로 판매촉진비로 인식되지만, 대량 배포의 경우 프로모션 효과(매출 증가·유입 지표) 등으로 연계성을 제시하면 방어에 유리합니다.

부가가치세 처리
무상 제공이 ‘과세재화의 공급’으로 간주되는 경우가 있으므로, 샘플 제공 전에 과세성·매출환산 여부를 내부 세무검토(또는 세무사 자문)를 통해 결정하십시오.

특히 거래처 제공 시에는 인보이스 처리·부가세 신고 영향이 발생할 수 있습니다.

접대비·판매촉진비 구분과 한도
거래처 접대 성격이 강한 경우 접대비 한도 규정을 검토해 초과분은 손금불산입될 수 있으므로, 접대비와 판촉비 계정을 명확히 구분하고 지출 목적·참석자 명단·결재기록을 남겨 두십시오.

사후 성과자료 준비
판촉 샘플의 경우 프로모션별 유입·전환·매출기여 자료(캠페인 리포트)를 함께 정리해 두시면, 조세당국의 ‘사적 혜택’ 판단에서 방어력을 확보할 수 있습니다.

국내 실무자료는 견본품 무상제공 시 부가세·접대비 이슈를 반복적으로 지적하고 있으므로, 사전 기획(판촉기획서·예산결재)과 사후 성과보고(유입·매출 분석)를 반드시 습관화하시기 바랍니다.

 

4. 표준 증빙패키지·내부통제·세무대응 체크리스트

세무조사·결산 대응을 위해 즉시 제출 가능한 형태로 증빙패키지(템플릿화)를 마련해 두는 것을 권장드립니다.

아래는 항목별 권장 구성입니다.

A. 재고손실 증빙패키지(항목별)

• 재고실사보고서(일자·참석자·방법·결과)
• 재고차이 산출표(장부수량·실사수량·단가·차액 산출 근거)
• 폐기결의서(결재라인 포함) 및 폐기대상 명세(품목·수량·장부가액)
• 폐기 전·후 사진·CCTV 캡처(타임스탬프 포함)
• 외부위탁 폐기 영수증·파쇄증명서·폐기물관리 관련 서류(해당 시)
• 보험청구 내역 및 보험금 수령·합의서(해당 시)
• 내부원인조사보고서(관리결함·횡령 의심 시 조사결과)

B. 샘플비 증빙패키지(항목별)

• 판촉기획서(목적·대상·수량·기간·예상효과) 및 예산결재문서
• 배포명단(거래처 포함)·거래처확인서(수령확인)·사진 증빙
• 내부회계처리(계정 구분: 접대비/판촉비/매출환산 여부) 근거문서
• 판촉성과 분석(유입·전환·매출연계 지표)
• 부가가치세 과세판정서류(매출환산 근거, 해당 시)

C. 내부통제·운영 권고

• 정기 재고실사(월·분기·연간)와 외부검증(필요 시) 도입
• 폐기·도난·파손 발생 시 즉시 사건보고·증빙수집(사진·CCTV·위탁영수증)
• 샘플 제공 시 사전 판촉기획서·예산결재·배포명단 의무화
• 전자증빙(사진·영상·전자결재) 표준화 및 중앙 전자폴더 보관(백업)
• 대규모 폐기·고액 보험금·거래처 무상제공 등 쟁점사안은 사전 세무전문가 검토 권장

결론적으로, 쇼핑몰·소매업에서의 재고손실·샘플비 처리는 ‘사실관계의 객관적 입증’과 ‘절차적 적법성’이 핵심입니다.

이를 표준화된 증빙패키지와 내부통제로 뒷받침하면, 세무조사에서의 불확실성과 추징 리스크를 실질적으로 줄일 수 있으니, 오늘 바로 표준템플릿을 만들고 담당자 교육을 시행하시길 권합니다.

 

[핵심 결론]

재고손실과 샘플비는 단순 비용 처리 대상이 아니라, 사실관계 입증과 절차적 적정성을 요구받는 핵심 세무이슈입니다.
표준화된 증빙패키지와 내부통제를 사전에 구축하고, 폐기·감모·보험·샘플 제공 등 유형별로 정확한 기록을 남겨야 세무조사 시 방어력이 확보됩니다.
사후 대응보다 사전 관리가 훨씬 저비용·고효율의 전략임을 명심해야 합니다.